Home office: como fazer funcionar?

De provisório à permanente: o home office veio para ficar? Perspectivas e desafios dessa nova forma de trabalho

A pandemia levou muitas empresas e profissionais (inclusive, os que nunca haviam aplicado o modelo de trabalho em casa) a experimentarem uma rotina até então apenas conhecida por quem já trabalhava de forma autônoma e flexível : o home office em tempo integral.

Praticamente da noite para o dia, milhares de pessoas tiveram de adaptar seus lares para executar as atividades profissionais.

Agora, muitos se questionam sobre o futuro do home office.

Será que ele veio para ficar?

De um lado, obviamente, houve muitas vantagens, como fugir do trânsito ou ter mais tempo para equilibrar a vida pessoal com o trabalho.

Por outro, os desafios também foram inevitáveis e incluem falta de estrutura, os ruídos da própria casa e a dificuldade em conciliar as tarefas domésticas - ou a educação dos filhos pequenos - com as tarefas do escritório.

Mas entre prós e contras, uma certeza: todo profissional precisou se reorganizar e se reinventar, a fim de estabelecer relação com o trabalho.

E ao que tudo indica, o home office veio, sim, para ficar, mas como transformar este ambiente para que eles seja mais produtivo?

Uma rotina com mais disciplina, se traduz numa vida com mais liberdade

Para especialistas em gestão de tempo e produtividade, algumas estratégias podem ajudar tanto na adaptação ao trabalho remoto, quanto no melhor desempenho profissional:

• Por mais que esteja com pressa, não deixe de preparar um bom café da manhã.

• Vista-se para o trabalho: respeitar o ritual de “chegar” ao trabalho ajuda a alertar a mente sobre o início do expediente.

• Comece seu dia pela tarefa mais importante, que provavelmente não é assistir TV, checar e-mails ou ver quem curtiu o seu post no Facebook.

• Tenha um espaço confortável: assim como trocar de roupa ajuda a “avisar” o corpo e a mente que a hora de trabalhar está próxima, ter um ambiente confortável também é recomendável.

• Organize sua mesa antes de começar: embora algumas pausas sejam necessárias, evite levantar com frequência para não se distrair tanto e interromper o fluxo de trabalho.

• Monte um cronograma de atividades do dia: os horários em que cada pessoa se sente mais disposta e produtiva podem variar. Se tiver essa liberdade, separe as tarefas mais complexas para o período de maior concentração.

• Divida seu tempo em blocos de 1 ou 2 horas de trabalho bem focado. E durante estes períodos, procure não se distrair, sair do escritório ou checar e-mails e redes sociais…

• …e então, faça pausas entre estes blocos de tempo.

• Controle as refeições: planeje com antecedência o que irá comer no dia, do café da manhã aos lanchinhos, para resistir à tentação de comer coisas pouco saudáveis.

• Dedique tempo para o descanso e lazer: ao terminar uma tarefa, presenteie-se com algum descanso ou distração. E aproveite estes momentos sem culpa.

• Saiba a hora de encerrar ‘o expediente’: trabalhar noite adentro não é producente. E o dia seguinte de uma noite mal dormida é ainda menos produtivo.

“Organização não é apenas armazenar as coisas, mas sim conseguir saber como utilizar o que você guarda. O sentido está em saber procurar, e encontrar, o que você precisa na sua organização”.

Algumas pessoas ainda encontram dificuldades para se organizar e manter seu ambiente de trabalho em ordem.

A especialista em organização, Nalini Grinkraut, personal organizer certificada pelo método “Marie Kondo”, nos traz outras dicas para tornar o ambiente do home office mais agradável e produtivo:

DEFINA um espaço só seu: um lugar em que seja possível armazenar o seu material de trabalho e mantê-lo separado dos demais itens da casa.

Entenda o que é ORGANIZAR: organização e bagunça não são termos opostos, pois a vida sempre terá alguma desordem para ser resolvida. Por isso é importante compreender “o que você possui, como você usa essas coisas e onde elas podem ser encontradas”.

Defina seu OBJETIVO: reflita sobre o motivo pelo qual você acha importante ter um espaço organizado – deseja ter mais foco, ser mais produtivo, encontrar algo, se sentir mais leve e calmo?

Organize por CATEGORIA: papéis, livros, itens de papelaria, materiais de estudo, eletrônicos, fios e cabos. Ao verificar cada item por categoria, a probabilidade de não se perder com o volume de objetos é muito maior.

Aprenda a ESCOLHER: faça uma triagem dos itens que realmente precisa e reduza o excesso de opções, eliminando o que não é necessário.

Crie “ENDEREÇO” para todos os seus pertences: setorize os objetos, nomeando seus locais de armazenamento.

Crie Espaços VAZIOS: crie o hábito de sempre devolver o item para o seu endereço e evite manter em seu campo visual itens que não devem ser observados naquele momento, pois estes podem roubar a sua energia, o seu foco e a sua produtividade.

Prepare o seu ambiente para alcançar os seus objetivos - não dependa da sua força de vontade - crie o ambiente ideal para trabalhar sem ela.

A forma como você mantém o ambiente demonstra o seu nível de consistência/constância e quando ele não depende da sua força de vontade, se torna um impulsionador do seu objetivo.